Madeflow peut relancer vos clients à votre place, par email et au nom de votre atelier. Ces relances sont coupées tant qu’un administrateur ne les active pas. Elles concernent les devis et les factures ; les relances de BAT sont expliquées dans cet article.
Devis sans réponse
- Ouvrez « Devis » puis « Réglages des devis ».
- Carte « Relances automatiques » : activez « Relancer les devis sans réponse ».
- Renseignez « Première relance (jours après l’envoi) », par exemple 5, et « Rappel avant la fin de validité (jours) », par exemple 2 (0 pour ne pas l’envoyer).
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Seul un devis envoyé, ni signé, ni refusé, ni annulé, ni expiré, est relancé. Avec l’exemple ci-dessus, le client reçoit « Votre devis … vous attend » 5 jours après l’envoi, puis « Votre devis … expire le … » 2 jours avant la fin de validité, avec le bouton « Voir et signer le devis ». Deux relances sont toujours espacées d’au moins 2 jours. Un nouvel envoi du devis (« Renvoyer au client ») repart pour un cycle complet.
Factures impayées
- Ouvrez « Factures » puis « Réglages de facturation », onglet « Relances ».
- Activez « Relancer automatiquement les factures impayées ».
- Réglez les rappels : par défaut J+1, J+8 et J+15, soit le lendemain de l’échéance, puis 8 et 15 jours après. « Ajouter un rappel » en ajoute un (5 au plus), la croix en retire un.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Chaque rappel part avec la facture en PDF, le reste à payer, le bouton « Télécharger la facture » et, si votre IBAN est renseigné, vos coordonnées de virement. Si votre compte Stripe est prêt à encaisser, le rappel porte aussi le bouton « Payer en ligne » : le client règle en un clic et le paiement s’inscrit tout seul (voir facturer vos commandes). Les rappels se font de plus en plus fermes : « Rappel », « Deuxième rappel », puis « Dernier rappel ». Les rappels s’arrêtent dès que la facture est payée (paiement enregistré, ou payé en ligne) ou annulée par un avoir.
Suivre et adapter
- Sur un devis envoyé comme sur une facture émise, la carte « Relances » montre les relances parties, à quelle adresse, et la date de la prochaine.
- Trois boutons y agissent sur ce document seulement :
- « Relancer maintenant » envoie tout de suite la relance suivante (pour une facture, seulement après l’échéance). Au plus 2 relances par document sur 7 jours, automatiques comprises ;
- « Reporter de 7 jours » : aucune relance automatique avant cette date ;
- « Suspendre pour ce devis » (ou « pour cette facture ») : plus aucune relance automatique, jusqu’à « Reprendre les relances ».
- Pour changer les textes : « Réglages » › « Portail client », onglet « Emails », puis « Relance de devis », « Devis bientôt expiré » ou « Facture impayée · 1er rappel », « 2e rappel » et « dernier rappel ». Les liens « Texte de l’email » des réglages y mènent directement.
