- Le client clique sur « Voir et signer le devis » dans l’email, ou ouvre le lien que vous lui avez transmis. Aucun compte n’est nécessaire. Il peut « Télécharger le PDF » dès l’ouverture, avant de signer, pour le transmettre à sa direction.
- Il relit le devis (lignes, totaux, conditions). Si vous avez proposé plusieurs quantités sur une ligne, il choisit la sienne : les totaux et l’acompte se mettent à jour, et c’est cette quantité qui est signée puis fabriquée.
- Dans « Signer le devis », il tape son nom et son prénom (il peut aussi dessiner sa signature), coche « J’ai lu et j’accepte le devis… », puis clique sur « Signer le devis ». Tant qu’il manque quelque chose, une phrase sous le bouton dit quoi (« Pour signer : indiquez votre nom et prénom et cochez la case d’accord. »).
- Il reçoit par email l’exemplaire signé en PDF. La page lui montre la suite : l’acompte s’il y en a un, puis « Prochaine étape : votre BAT », qui mène au suivi de sa commande.
Sous la signature, le bloc « Une question avant de signer ? » affiche votre email (celui où arrivent les réponses à vos devis) et votre téléphone : renseignez-les dans « Réglages » › « Portail client ».
Dès la signature, Madeflow crée la commande avec le même numéro : au statut « En attente de paiement » s’il y a un acompte, sinon « À démarrer ». Sur le devis, la carte « Commande » mène à « Voir la commande ».
Un devis de plusieurs produits crée une commande par ligne à fabriquer, numérotées DEV-…_1, DEV-…_2 : chacune a ses étapes, son BAT et son planning. Les lignes de frais (mise en route, port, remise, création graphique…) restent avec la ligne qu’elles suivent. Un produit du catalogue qui n’est pas un travail à part (programme de broderie, calage, pose…) se règle sur sa fiche, carte « Commande à part » : sa ligne reste alors sur la commande de la ligne qui la précède, avec un seul BAT. Quand l’acompte est reçu, toutes les commandes du devis passent « À démarrer ».
Le client peut aussi cliquer sur « Refuser ce devis » et indiquer un motif : le devis passe « Refusé ». Sur un devis expiré, il clique sur « Demander une nouvelle version » : vous recevez un email avec son message et le lien du devis.
Ce que le client remplit
Dans « Réglages des devis », la carte « Signature du client » règle le bloc de signature, avec un aperçu :
- « Signature dessinée obligatoire » : le nom tapé ne suffit plus, il dessine aussi sa signature ;
- « Fonction et société du signataire » et « N° de bon de commande du client » : deux champs en plus, facultatifs pour lui ;
- « Case conditions générales à part » : une deuxième case, distincte de l’accord sur le devis.
Un accord reçu par email, par téléphone ou sur papier
Votre client a dit oui sans passer par le lien ? Ouvrez le devis : le bandeau « Suivi du devis » propose « Marquer comme accepté… ».
- Choisissez comment il a donné son accord : « Par email », « Par téléphone », « Sur papier » ou « Autre ».
- Indiquez qui a donné son accord, la date, une référence si besoin (n° de bon de commande…) et, si vous l’avez, le justificatif (PDF ou photo).
- Cliquez sur « Enregistrer l’accord ».
La commande est créée comme après une signature en ligne : « En attente de paiement » si un acompte est demandé, sinon prête à démarrer. Rien ne part en production tout seul et aucun email n’est envoyé au client. Le devis, son PDF et sa page indiquent « accord enregistré par l’atelier », jamais une signature électronique.
« Marquer comme refusé… » range de même un devis refusé par téléphone, avec son motif : il ne sera plus relancé.
