Comment facturer vos commandes ?

Réservé aux administrateurs et au service client (module « Factures et avoirs »).

Créer une facture

1. Depuis un devis signé : ouvrez-le dans « Devis » et cliquez sur « Facturer ». Le brouillon reprend le client, les lignes du devis et leur taux de TVA ; l’acompte déjà reçu est déduit du net à payer (voir « Facture d’acompte et facture de solde » ci-dessous).
2. Depuis une commande : ouvrez son volet dans « Commandes » et cliquez sur « Facturer » dans la carte « Facturation ». Si la commande vient d’un devis signé, la facture part de ce devis ; sinon, elle reprend le produit, la quantité et le prix de la commande.
3. De zéro : cliquez sur « + Nouveau » › « Nouvelle facture », ou sur « Nouvelle facture » dans « Factures ».

Si une facture existe déjà pour ce devis ou cette commande, « Facturer » l’ouvre au lieu d’en créer une deuxième.

Compléter le brouillon

1. Vérifiez le client : nom ou société et adresse sont obligatoires, le SIREN est conseillé pour un client professionnel.
2. Carte des lignes : chaque ligne a son propre taux de TVA (par exemple 5,5 % sur des livres et 20 % sur la livraison). La facture récapitule la TVA taux par taux.
3. Le brouillon s’enregistre tout seul. Tant qu’il n’est pas émis, vous pouvez tout modifier ou le supprimer ; il n’a pas encore de numéro.

Émettre la facture

1. Cliquez sur « Émettre la facture ». Madeflow vérifie d’abord vos mentions légales et le client.
2. La facture reçoit son numéro définitif (FAC-2026-0001, puis 0002…), sans trou ni doublon. Ses informations sont figées : elle ne se modifie plus et ne se supprime plus.
3. Une erreur ? Ouvrez la facture émise et cliquez sur « Créer un avoir » : l’avoir reprend les lignes de la facture, ajustez-le si besoin puis émettez-le (numéro AV-2026-…). Si besoin, créez ensuite une nouvelle facture correcte.

Client à l’étranger, lignes à 0 % : la facture porte la mention qui correspond à la « Nature de l’opération » choisie. Pour une entreprise de l’Union européenne avec son numéro de TVA, « Exonération de TVA, article 262 ter I du CGI » (biens) ou « Autoliquidation » (services) ; hors Union européenne, « Exonération de TVA, article 262 I du CGI » (biens) ou « TVA non applicable, article 259-1° du CGI » (services). Votre numéro de TVA intracommunautaire est alors obligatoire.

Facture d’acompte et facture de solde

1. Sur un devis signé dont l’acompte est reçu, carte « Acompte », cliquez sur « Facture d’acompte ». Le brouillon reprend le client et le montant de l’acompte, TVA comprise, au taux du devis (une ligne par taux si le devis en a plusieurs).
2. Émettez-la : elle reçoit son numéro (FAC-…) et l’acompte reçu y est inscrit comme paiement, elle est donc déjà « Payée ».
3. Le travail fini, cliquez sur « Facturer » sur le devis : la facture de solde reprend tout le devis et déduit chaque facture d’acompte, avec la mention « Acompte déduit : facture d’acompte FAC-… ». Le client ne paie que le reste.

Sans facture d’acompte, « Facturer » déduit simplement l’acompte reçu sur le devis.

Encaisser et envoyer

1. « Enregistrer un paiement » : montant, date, moyen de paiement et référence. Un paiement partiel laisse la facture « Payée en partie » ; elle passe « Payée » quand le reste à payer tombe à zéro. Chaque paiement apparaît dans « Paiements reçus ».
2. « Envoyer au client » : le client reçoit un email avec la facture en PDF et un lien pour la télécharger. Sans email client, cliquez sur « PDF Factur-X » ou « Copier le lien de téléchargement » pour l’envoyer vous-même.
3. Paiement en ligne : si votre compte Stripe est « Prêt à encaisser » (« Réglages » › « Paiements en ligne »), l’email de la facture et chaque relance portent le bouton « Payer en ligne ». Votre client règle le reste à payer avec les moyens activés dans votre compte Stripe (carte, prélèvement SEPA, virement…), l’argent arrive sur votre compte, et le paiement s’inscrit tout seul dans « Paiements reçus » (« payé en ligne ») : la facture passe « Payée » et les relances s’arrêtent. Le bouton n’apparaît jamais sur un avoir ni sur une facture déjà payée. « Copier le lien de paiement » (carte « Envoi au client ») le donne pour un autre message.
4. Dans « Factures », les chiffres du haut montrent ce qui reste à encaisser et ce qui est en retard ; le filtre « En retard » liste les factures dont l’échéance est passée. Pour que Madeflow relance lui-même les impayés, activez les relances automatiques.

Export comptable

1. Dans « Factures », cliquez sur « Export comptable » et choisissez « Fichier FEC » ou « Journal CSV ».
2. Choisissez le mois en cours, le mois précédent, l’année ou vos propres dates. Le fichier FEC s’importe dans le logiciel de votre comptable ; le journal CSV s’ouvre dans Excel, avec une ligne par taux de TVA et par pièce émise, avoirs en négatif. Les numéros de compte se règlent dans l’onglet « Comptabilité » des réglages (voir l’export pour votre comptable).

Réglages et mentions légales

1. Dans « Factures », cliquez sur « Réglages de facturation », ou ouvrez « Réglages › Facturation » dans le menu (modifiables par un administrateur, visibles par le service client), onglet « Mentions et paiement ». Les onglets « Comptabilité » et « Relances » règlent l’export et les relances.
2. « Identité légale » : raison sociale, forme juridique, capital, RCS, SIRET, TVA intracommunautaire et adresse. Ce sont les mêmes que sur vos devis : quand le module Factures est actif, elles se modifient ici seulement, et les réglages des devis les affichent.
3. « Franchise en base de TVA » : activez-la si vous n’êtes pas assujetti ; vos factures portent alors « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
4. « Paiement » : délai en jours (l’échéance se calcule depuis la date d’émission), IBAN, BIC et conditions de paiement. Avec un IBAN de la zone SEPA, chaque facture émise porte un QR code de virement, et la page « Payer » aussi : votre client le scanne avec l’application de sa banque, et le bénéficiaire, l’IBAN, le reste à payer et le numéro de facture se remplissent tout seuls. « Pénalités de retard » : laissez vide pour la mention par défaut ; l’indemnité de 40 € s’ajoute pour un client professionnel.
5. « Numérotation » : vous quittez un autre logiciel ? Indiquez le prochain numéro de facture et d’avoir pour reprendre sa suite. Le compteur se verrouille dès la première pièce émise dans Madeflow.