Fonctionnalités
De la demande du client jusqu’à la facture, chaque étape a sa page. Commencez par celle qui vous prend le plus de temps aujourd’hui.
Étape 1 : Demande & devis
Un catalogue qui calcule vos prix, un devis signé en ligne et une boutique à vos couleurs pour les clients qui commandent seuls.
Le devis part par email avec un lien personnel. Le client le relit, tape son nom et signe : la commande est créée à la signature, et il reçoit l’exemplaire signé.
Vos produits et leurs grilles : paliers de quantité, prix à la pièce, au m² ou au mètre linéaire, frais fixes et prix plancher. Le prix se calcule sur le devis et sur la commande.
Une boutique à vos couleurs : un catalogue public, et un lien personnel par client avec ses tarifs négociés, ses commandes et le réassort en un clic.
Étape 2 : Commande
Devis signé, boutique, Shopify, Dolibarr ou saisie : chaque commande arrive dans le même tableau, avec son statut.
La signature d’un devis crée la commande. Celles de la boutique, de Shopify et de Dolibarr arrivent toutes seules ; les autres se saisissent à la main, au même endroit.
« Recommander » crée une nouvelle commande à partir d’une ancienne : même client, même produit, même prix, nouvelle quantité. Si le visuel ne change pas, le BAT déjà validé est repris.
Étape 3 : Fichier & BAT
Les graphistes déposent leurs versions, le client valide son BAT sur un portail à vos couleurs, et Madeflow relance ceux qui oublient.
Essayer le portail client
Chaque graphiste voit les commandes qui l’attendent et dépose ses fichiers sans changer d’outil. Chaque version reste sur la commande.
Un lien par commande, à vos couleurs : rien à installer, rien à retenir. Le client suit l’avancement, vérifie son BAT, valide ou demande une modification.
Le client valide une version précise, avec son nom. Un certificat PDF daté part aussitôt, à lui et à vous.
Sans réponse, trois rappels partent tout seuls, 3, 7 puis 14 jours après l’envoi, au nom de votre atelier et chacun avec son texte : assez pour être vus, pas assez pour finir en spam. Les réponses du client par email sont rangées sur la commande.
Logo, couleur unie ou dégradé, nom de l’atelier : le portail, les devis et les emails sont à votre image.
Étape 4 : Production
Planning de la semaine, étapes par poste, tablette atelier, imprimeurs sous-traitants et stock matière.
Chaque type de produit suit son flux : étapes, postes et durées en jours ouvrés. La production démarre quand vous la lancez, et l’étape arrive sur la tablette du poste.
Les fichiers d’impression sont rangés sur la commande, avec les m² à produire. Les lots partent chez vos imprimeurs sous-traitants, semaine par semaine.
Suivez vos rouleaux et vos plaques par matière, en mètres carrés. Sous le seuil que vous fixez, la matière passe en « stock bas », puis en « rupture ».
La planche SRA3 est imposée à partir du PDF validé : cartes, A6, A5, A4, brochures. Les tickets et carnets sont numérotés par séries, qui reprennent au bon numéro.
Étape 5 : Livraison
Livraison ou retrait à l’atelier, au choix du client dans la boutique. Il suit sa commande sur son portail et redemande un réassort sans tout refaire.
Dans la boutique, le client choisit la livraison ou le retrait à l’atelier. Sur son portail, il voit l’étape en cours de sa commande, jusqu’à l’expédition quand le planning est activé.
Un email prévient le client quand sa commande est prête ou expédiée, avec le numéro de suivi. Après la livraison, une demande d’avis Google part toute seule.
Pilotage · tout au long du parcours
Les commandes étape par étape, le chiffre d’affaires, les délais et les marges, du premier devis à la livraison.
En ouvrant Madeflow, vous voyez combien de commandes attendent à chaque étape, de « À démarrer » à « Prêtes », et l’ancienneté de la plus vieille. Les dernières commandes ouvertes et les actions rapides sont juste en dessous.
Chiffre d’affaires, commandes reçues, délai de validation client, BAT validés dès la 1re version et réimpressions : sur la semaine, 4 semaines, 12 semaines ou l’année, comparés à la période d’avant.
Le coût d’impression de chaque commande est calculé à partir de ses fichiers d’impression : la marge brute apparaît toute seule, commande par commande, mois par mois.
Patron, graphiste, imprimeur, service client : chacun voit sa file, ses actions et ses chiffres. Les graphistes et imprimeurs externes sont illimités et gratuits, hors limite d’utilisateurs.
Posez votre question dans la barre de l’Accueil, à l’écrit ou au micro : « Où en est la commande 10482 ? », « Qu’est-ce qui bloque cette semaine ? ». L’assistant lit vos commandes et le centre d’aide pour vous répondre.
Vos commandes, clients et statuts s’exportent en CSV à tout moment, en 1 clic, depuis les paramètres. Pas de verrouillage propriétaire : vous restez propriétaire de vos données.
Écrans vus par vos clients, avec des données de démonstration.
