Réservé aux administrateurs et au service client (module « Devis et acomptes »).
Cliquez sur « + Nouveau » › « Nouveau devis » (ou « Nouveau devis » dans « Devis », ou sur la fiche d’un client). Le devis se crée en quatre étapes, une question par écran. « Continuer » (ou la touche Entrée) passe à la suivante, « Retour » revient en arrière, et les étapes déjà faites, en haut de l’écran, se rouvrent d’un clic.
- Pour quel client ? Touchez un client récent, cherchez-le (nom, email, ville, SIREN) ou cliquez sur « Nouveau client » : société ou nom, email (le devis lui est envoyé) et téléphone facultatif. Sa fiche se crée toute seule avec le devis. Si vous avez des catégories de tarif, celle de la fiche s’applique.
- Qu’est-ce que vous lui proposez ? Cherchez un produit du catalogue ou choisissez-le parmi « Vos produits », puis réglez la quantité avec « − » et « + » (ou en tapant) : le prix suit la quantité en direct, et les paliers « Prix par quantité » se choisissent d’un clic. Tailles et couleurs, dimensions (largeur × hauteur pour le grand format) et options n’apparaissent que si le produit les demande. « Ajouter au devis » ajoute la ligne ; « Ligne libre » sert pour une prestation hors catalogue (désignation, quantité, prix). Chaque ligne se modifie ou se retire, et le total HT reste affiché en bas de l’écran.
- Les conditions : l’objet du devis, la TVA, l’acompte (aucun, 30 %, 50 % ou autre), la validité (15 jours, 30 jours ou une date) et vos délais et conditions, déjà remplis avec vos réglages des devis. La « Note interne » n’est jamais vue par le client.
- Vérifiez votre devis : le total TTC, le client, les produits, les conditions et votre marge (jamais montrée au client). « Modifier » ramène à l’étape concernée. Cliquez sur « Créer le devis ».
Votre devis est prêt : il s’affiche tel que votre client le verra. Rien n’est envoyé tant que vous n’avez pas cliqué. Sous « Comment l’envoyer ? », cochez un ou plusieurs envois, puis cliquez sur le bouton du bas (« Envoyer par email », « Envoyer par email et SMS »…) :
- Email (coché d’office si le client a une adresse) : il reçoit l’email « Votre devis … » avec le bouton « Voir et signer le devis ».
- WhatsApp : WhatsApp s’ouvre de votre côté, dans un nouvel onglet (application ou WhatsApp Web), avec le message prêt : « Bonjour Marie, voici votre devis DEV-2026-014 d’Imprimerie du Port à consulter et signer : … ». Si le client a un mobile, sa conversation s’ouvre directement ; sinon, vous choisissez le contact. Il ne vous reste qu’à appuyer sur Envoyer. Gratuit, sur toutes les offres, rien ne part de Madeflow.
- SMS : Madeflow envoie un SMS au mobile du client, au nom de votre atelier, avec le lien de signature. Pas de mobile sur le devis : tapez-le dans le champ « Mobile du client » qui apparaît (il est gardé sur le devis).
Le devis passe « Envoyé » (puis « Vu » quand le client l’ouvre), quel que soit l’envoi choisi. Une fois envoyé, « Envoyer aussi » permet d’utiliser un autre canal. Restent aussi :
- « Copier le lien de signature » : pour l’envoyer vous-même (le devis passe « Envoyé »).
- « Télécharger le PDF », « Modifier en détail » (le formulaire complet) et « Créer un autre devis ».
Combien de SMS ?
Les SMS sont compris dans votre offre, avec un nombre par mois : 30 avec Essentiel, 100 avec Atelier et 300 avec Pro. Ce nombre est partagé avec le BAT envoyé par SMS et repart à zéro le 1er de chaque mois. Les SMS restants s’affichent sous l’option SMS. Quand ils sont tous envoyés, l’option affiche « Quota de SMS atteint ce mois-ci » avec le nombre de SMS de l’offre au-dessus et le lien vers vos offres ; l’email et WhatsApp restent disponibles.
Le brouillon s’enregistre tout seul dès l’étape 1 et reçoit son numéro (DEV-2026-…) : si vous quittez, vous le retrouvez dans « Devis » et le rouvrez là où vous en étiez.
Le formulaire détaillé
Pour tout voir sur une seule page, cliquez sur « Ouvrir le formulaire détaillé » en bas du parcours, ou sur « Modifier en détail » une fois le devis prêt. Il donne aussi accès aux réglages fins d’une ligne :
- TVA de la ligne : par défaut, celle du devis ; changez-la ligne par ligne (par exemple 5,5 % sur des imprimés et 20 % sur la livraison). Le devis récapitule la TVA taux par taux.
- Prix d’achat et marge : « Prix d’achat HT », sous la ligne, donne la marge de la ligne et du devis, jamais montrée au client (voir prix d’achat et marge).
- Tailles, couleurs et dimensions : une grille couleurs × tailles fait la quantité d’un produit textile, et « Ajouter des dimensions L × l × h » décrit une boîte (voir tailles, couleurs et dimensions).
- Plusieurs quantités au choix : cliquez sur « Proposer une autre quantité » sous la ligne (jusqu’à 4, par exemple 500, 2 500 et 5 000 ex. en plus des 1 000 conseillés). Le client choisit sur la page du devis en signant ; les totaux affichés d’ici là sont ceux de la quantité conseillée. Pas disponible sur une ligne en largeur × hauteur ni sur une ligne répartie par taille.
- Aperçu client, « Plus d’actions » › « Copier le lien » et « Télécharger le PDF ».
